Overstappen van coachsoftware: zo doe je het zonder gedoe
Overstappen van coachsoftware doe je in vijf stappen: gegevens exporteren, je nieuwe pakket inrichten, cliënten informeren, een paar weken parallel draaien en daarna opzeggen. Het lastigste deel is niet de techniek. Het is de volgorde, en weten wat je moet bewaren. Hieronder staat het stappenplan, met een checklist en een voorbeeldmail aan je cliënten.
Wie is eigenaar van de gegevens in je coachsoftware?
Jij. Je softwareleverancier bewaart de gegevens van je cliënten namens jou. In AVG-termen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is de leverancier de verwerker.
Daarom moet je verwerkersovereenkomst iets regelen over het einde van de samenwerking. Artikel 28 lid 3 onder g van de AVG zegt dat de verwerker na afloop, naar jouw keuze, alle persoonsgegevens wist of aan je teruggeeft. Zoek die bepaling op in je eigen overeenkomst voordat je opzegt.
Je cliënten hebben daarnaast hun eigen recht: het recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit, artikel 20 AVG). Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geldt dat voor digitale gegevens die iemand zelf heeft aangeleverd, op basis van toestemming of een overeenkomst. Vraagt een cliënt om zijn gegevens, dan reageer je binnen een maand, in een gestructureerd en machineleesbaar formaat. Dit is geen juridisch advies: laat bij twijfel een jurist meekijken.
Stap 1: kijk wat je kunt exporteren
Begin hier, nog voordat je een nieuw pakket kiest. Vraag je huidige leverancier:
- welke onderdelen je kunt exporteren: cliënten, afspraken, facturen, verslagen, bestanden;
- in welk formaat: CSV, PDF, een zip per dossier;
- of er een volledige export is, en hoe lang de downloadlink geldig is.
Een voorbeeld van hoe dat eruit kan zien: bij MijnDiAd exporteer je per onderdeel een CSV-bestand, een cliëntdossier als zip, en de hoofdgebruiker kan een volledige export aanvragen. Die downloadlink is zeven dagen geldig. Plan je export dus op een moment dat je hem meteen kunt opslaan.
Doe een proefexport van één cliënt. Open de bestanden en kijk of je sessieverslagen leesbaar zijn. Namen en adressen komen meestal wel mee, verslagen en bestanden vaker niet.
Stap 2: richt je nieuwe pakket in
Vraag je nieuwe leverancier welke bestanden het kan inlezen, en of ze helpen bij het overzetten. Sommige leveranciers bieden dat aan, andere niet. Reken het overtypen mee als ze het niet doen.
Zet daarna de basis klaar voordat je cliënten erin komen:
- je bedrijfsgegevens en factuurinstellingen, met een nieuw factuurnummer dat doorloopt op je laatste nummer;
- je soorten afspraken, tijden en beschikbaarheid;
- je sjablonen voor intake, verslagen en overeenkomsten;
- de verwerkersovereenkomst van de nieuwe leverancier, getekend en bewaard.
In Coaching Companion maak je je intakeformulier als eigen vragenlijst, en laat je je overeenkomst digitaal ondertekenen. Ik heb beide bij het dossier van de cliënt gezet, zodat je ziet wie nog moet invullen of tekenen. Bij een vragenlijst zie je Nieuw, Geopend of Ingediend, bij een overeenkomst bijvoorbeeld Verzonden of Ondertekend.
Stap 3: informeer je cliënten
Je cliënten merken de overstap aan drie dingen: een andere boekingslink, een andere afzender van mails en misschien een nieuwe inlog. Vertel het ze vooraf, kort en zonder technische details. Een voorbeeldmail staat verderop.
Wijzig je privacyverklaring als je nieuwe leverancier daarin genoemd moet worden. Stuur cliënten met een lopend traject de mail een week of twee voor de overstap.
Stap 4: draai een paar weken parallel
Zeg je oude pakket niet op de dag van de overstap op. Laat het een paar weken naast het nieuwe draaien, zodat je:
- nog bij oude facturen en verslagen kunt als er iets ontbreekt;
- afspraken die al in het oude systeem stonden kunt afmaken;
- kunt checken of alle betalingen van oude facturen binnen zijn.
Plan nieuwe afspraken vanaf een vaste datum alleen nog in het nieuwe pakket. Zo weet je altijd waar je moet kijken.
Stap 5: zeg op en bewaar je archief
Check je opzegtermijn vóór je een datum kiest. Die verschilt per pakket. Een paar voorbeelden van de eigen websites (stand oktober 2026):
- MijnDiAd noemt zijn abonnementen maandelijks opzegbaar.
- Coachsoft: een maandabonnement stopt aan het einde van de lopende maand. Een jaarabonnement verlengt automatisch en zeg je uiterlijk een maand voor de nieuwe termijn op.
Zit je vast aan een jaarcontract? Vraag je nieuwe leverancier of je kunt beginnen voordat het oude contract afloopt, zodat je niet dubbel betaalt.
Maak voor je opzegt een laatste volledige export en bewaar die op een veilige plek. Je financiële administratie, zoals facturen, moet je volgens de Belastingdienst 7 jaar bewaren. Die termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Voor je cliëntdossiers gelden andere regels: lees daarvoor Bewaartermijn van een coachingsdossier.
Vraag daarna je oude leverancier om te bevestigen dat ze je gegevens hebben gewist. Dat wissen of teruggeven staat in artikel 28 van de AVG; de bevestiging op papier is voor je eigen dossier.
Overstap-checklist
Kopieer deze lijst en vink af.
Voorbereiden
- Opzegtermijn en einddatum van je huidige contract opgezocht
- Bepaling over wissen of teruggeven van gegevens in je verwerkersovereenkomst opgezocht
- Proefexport van één cliënt gemaakt en gecontroleerd
- Gevraagd welke bestanden het nieuwe pakket kan inlezen
- Verwerkersovereenkomst van het nieuwe pakket getekend
Inrichten
- Bedrijfsgegevens en factuurinstellingen ingevuld
- Factuurnummer laat doorlopen op je laatste nummer
- Soorten afspraken en beschikbaarheid ingesteld
- Sjablonen voor intake, verslagen en overeenkomsten overgezet
- Cliëntgegevens ingelezen of overgetypt
Overstappen
- Privacyverklaring bijgewerkt
- Cliënten gemaild, een week of twee vooraf
- Boekingslink op je website en in je mailhandtekening vervangen
- Vaste datum gekozen vanaf wanneer alles in het nieuwe pakket gaat
Afronden
- Openstaande facturen in het oude pakket betaald of overgezet
- Laatste volledige export gemaakt en veilig opgeslagen
- Oude pakket opgezegd
- Bevestiging van wissen gevraagd aan je oude leverancier
Voorbeeldmail aan je cliënten
Pas de tekst tussen haken aan en verstuur hem een week of twee voor de overstap.
Onderwerp: Vanaf [datum] plan je afspraken via een nieuwe link
Hoi [naam],
Vanaf [datum] werk ik met een nieuw systeem voor mijn afspraken, verslagen en facturen. Voor jou verandert er weinig. Drie dingen zijn anders:
1. Je plant afspraken vanaf [datum] via deze link: [link].
2. Je krijgt mails over afspraken en facturen voortaan van [afzender].
3. [Als je cliënten inloggen:] Je krijgt een uitnodiging om in te loggen. Daar vind je [je vragenlijsten / verslagen / afspraken].
Afspraken die al gepland staan, blijven gewoon staan.
Je gegevens zet ik zelf over. Hoe ik daarmee omga, lees je in mijn privacyverklaring: [link].
Vragen? Antwoord gewoon op deze mail.
Groet,
[jouw naam]
Lees ook
- Beste software voor coaches in Nederland 2026: eerlijke vergelijking
- MijnDiAd-alternatief: waar moet je op letten?
- Bewaartermijn van een coachingsdossier: wat zegt de wet?