Wanneer jij als coach cliëntgegevens in Coaching Companion verwerkt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Coaching Companion op als verwerker . Deze verwerkersovereenkomst beschrijft de afspraken die daarbij horen en vormt een aanvulling op onze algemene voorwaarden .
De Coach bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking van cliëntgegevens en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Coaching Companion verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van de Coach, en is verwerker in de zin van artikel 28 AVG.
Deze overeenkomst geldt voor de duur van het gebruik van Coaching Companion en eindigt zodra het account van de Coach wordt beëindigd. Verplichtingen die naar hun aard blijven gelden — zoals geheimhouding — blijven na beëindiging van kracht.
De verwerking dient uitsluitend om de dienst te leveren: het beheren van cliëntdossiers, het plannen van sessies, het voeren van videogesprekken, en het opstellen van facturen. Coaching Companion verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden.
De verwerkte gegevens kunnen omvatten: NAW-gegevens, contactgegevens, afspraak- en sessiegegevens, notities en eventuele gezondheidsgerelateerde informatie die de Coach invoert. Betrokkenen zijn de cliënten van de Coach.
Verwerkt de Coach bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens), dan is de Coach verantwoordelijk voor een geldige grondslag daarvoor.
Coaching Companion mag subverwerkers inschakelen voor hosting, betalingsverwerking en videogesprekken. Met elke subverwerker sluiten we een overeenkomst met ten minste dezelfde verplichtingen. Bij een wijziging in de lijst van subverwerkers informeren we je vooraf, zodat je desgewenst bezwaar kunt maken.
Gegevens worden in beginsel verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Mocht doorgifte naar een derde land toch nodig zijn, dan gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
We passen onder meer versleuteling toe tijdens transport en opslag, rolgebaseerde toegangscontrole, logging van toegang, periodieke back-ups en gescheiden omgevingen. De maatregelen worden periodiek geëvalueerd en bijgesteld.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren we de Coach zonder onredelijke vertraging, met de informatie die de Coach nodig heeft om aan zijn meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te voldoen.
Wanneer een cliënt een beroep doet op zijn rechten (inzage, correctie, verwijdering en meer), ondersteunt Coaching Companion de Coach om hieraan te voldoen, voor zover dat redelijkerwijs van ons kan worden verlangd.
Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert Coaching Companion de cliëntgegevens of geeft deze op verzoek aan de Coach terug, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
Deze tekst dient als voorbeeld voor het concept en vervangt geen juridisch advies.