Intakeformulier voor coaching (+ gratis template)

Mark · 10 oktober 2026 · 6 min lezen

Een goed intakeformulier vraagt vijf dingen: contactgegevens, de hulpvraag, de doelen, praktische afspraken en toestemming. Laat je cliënt het vóór het eerste gesprek invullen, dan begin je de sessie met de inhoud in plaats van met een adres spellen. Onderaan staat een template dat je zo kunt overnemen.

Waarom een intakeformulier vóór de eerste sessie?

De cliënt heeft thuis tijd om na te denken over wat hij wil. Jij leest het van tevoren en weet waar je op door wilt vragen. En de zakelijke kant (factuuradres, annuleringsvoorwaarden, toestemming) is geregeld voordat het gesprek begint.

Houd het formulier kort genoeg om in vijftien minuten in te vullen. Wat je niet vooraf nodig hebt, vraag je in de sessie.

Welke gegevens mag je vragen onder de AVG?

Alleen wat je nodig hebt. De AVG vraagt dat je voor elk gegeven een doel en een grondslag hebt. Voor een coach zijn dat er meestal twee:

De overeenkomst: naam, contactgegevens en factuurgegevens heb je nodig om de coaching te kunnen geven en te factureren.
Uitdrukkelijke toestemming: voor gezondheidsinformatie. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, en die mag je alleen verwerken als je aan strenge eisen voldoet.

Vraag niet standaard naar dingen die je niet gebruikt. Een BSN, geboorteplaats of de namen van kinderen heb je voor coaching vrijwel nooit nodig. Een geboortedatum alleen als het er echt toe doet, bijvoorbeeld bij jongeren.

intakeformulier · wel en niet vragen

Links staat wat je nodig hebt voor de overeenkomst en het traject. Rechts wat je pas vraagt als er een concrete reden voor is.

Hoe vraag je naar gezondheid zonder te veel te vragen?

Voor veel trajecten is het goed om te weten of er iets speelt, zoals burn-outklachten of een lopende behandeling. Je hoeft daarvoor geen medische vragenlijst af te nemen.

Een open vraag werkt beter: "Is er iets in je gezondheid of je situatie dat ik moet weten voor deze coaching?" Maak het veld optioneel, en zet de toestemmingsvraag er direct boven. Dan weet de cliënt waar hij ja tegen zegt.

Is de cliënt al onder behandeling bij een psycholoog of huisarts, vraag dan ook of je mag afstemmen. Alleen met toestemming, en noteer die.

Wat zet je in het toestemmingsblok?

De cliënt moet weten wat je met zijn gegevens doet. In het toestemmingsblok vraag je:

Of hij akkoord gaat met je privacyverklaring (met een link)
Of je gezondheidsinformatie mag vastleggen die hij deelt, voor het doel van de coaching
Of je zijn casus anoniem mag bespreken in intervisie of supervisie. De ethische code van NOBCO vraagt dat cliënten dit weten.
Of je hem mag mailen met een nieuwsbrief (los van de coaching, en apart aan te vinken)

Zet elke toestemming als eigen vinkje. Een cliënt moet nee kunnen zeggen tegen de nieuwsbrief en toch gecoacht worden.

Intakeformulier coaching: template

Kopieer dit template en pas de [haakjes] aan. Het werkt als Word-document, als online formulier en als vragenlijst in je praktijksoftware.

INTAKEFORMULIER COACHING
[Naam praktijk] – [coach]

Fijn dat je voor een traject kiest. Dit formulier helpt mij om het eerste
gesprek goed voor te bereiden. Invullen duurt ongeveer 15 minuten. Velden
met een * zijn verplicht. Wat je liever in het gesprek vertelt, mag je
leeg laten.

1. JE GEGEVENS
Voor- en achternaam *:
E-mailadres *:
Telefoonnummer *:
Hoe wil je dat ik je aanspreek? (voornaam / u):

2. FACTUURGEGEVENS
Factuur op naam van: [ ] mijzelf  [ ] mijn werkgever / opdrachtgever
Naam en adres voor de factuur *:
Bij werkgever: contactpersoon en eventueel ordernummer:

3. JE HULPVRAAG
Wat is de aanleiding om nu een coach te zoeken? *
Wat heb je zelf al geprobeerd?
Wat moet er na het traject anders zijn? Beschrijf het zo concreet
mogelijk. *
Hoe merk je dat het traject geslaagd is? Wat zie of doe je dan?

4. WAAR JE NU STAAT
Op een schaal van 1 tot 10: hoe tevreden ben je nu over het onderwerp
waar je aan wilt werken?
Wat gaat er al goed?
Wie in je omgeving merkt het als je verandert?

5. EERDERE BEGELEIDING
Heb je eerder coaching of therapie gehad? [ ] ja  [ ] nee
Zo ja: wat werkte wel, wat niet?

6. GEZONDHEID EN SITUATIE (optioneel)
Is er iets in je gezondheid of situatie dat ik moet weten voor deze
coaching? Je hoeft niets te delen wat je niet wilt.
Word je op dit moment behandeld door een huisarts, psycholoog of
andere hulpverlener voor hetzelfde onderwerp? [ ] ja  [ ] nee
Zo ja: mag ik zo nodig met hen afstemmen? [ ] ja  [ ] nee

7. PRAKTISCH
Voorkeur voor sessies: [ ] op locatie  [ ] online  [ ] geen voorkeur
Dagen en tijden die je goed uitkomen:
Hoe hoorde je van mij?

8. AFSPRAKEN
[ ] Ik heb de algemene voorwaarden gelezen, inclusief de
    annuleringsregeling: [link]

9. TOESTEMMING EN PRIVACY
[ ] Ik heb de privacyverklaring gelezen: [link] *
[ ] Ik geef toestemming dat [coach] informatie over mijn gezondheid die
    ik deel, vastlegt in mijn dossier, alleen voor deze coaching.
    Ik kan deze toestemming altijd intrekken.
[ ] Ik vind het goed dat [coach] mijn situatie zonder naam of herkenbare
    gegevens bespreekt in intervisie of supervisie.
[ ] Ik wil de nieuwsbrief ontvangen. (los van de coaching)

Datum:
Naam:
Handtekening:

In Coaching Companion bouw je dit template na als eigen vragenlijst. Je deelt hem met je cliënt via het klantportaal en je cliënt vult hem daar thuis in. De antwoorden open je daarna in het dossier, bij Content.

Vereenvoudigde schets van Coaching Companion.

	Zelf, met Word en mail	In Coaching Companion
Versturen	Word-bestand als bijlage	Vragenlijst in het klantportaal
Terugkrijgen	Ingevuld bestand of scan per mail	Antwoorden bij de cliënt
Toestemming tekenen	Printen, tekenen, scannen	Digitaal ondertekenen in het klantportaal
Bewaren	Bijlage uit je mail in een map zetten	Staat al bij het dossier

Hoe gebruik je het formulier na de intake?

Lees de antwoorden vóór het eerste gesprek en noteer twee of drie vragen om op door te gaan. Zet de antwoorden op vraag 3 en 4 in je dossier: dat is je nulmeting. Na een paar sessies vraag je dezelfde schaalvraag opnieuw, dan zien jij en je cliënt wat er veranderd is.

Bewaar het formulier bij het dossier, inclusief de toestemmingen. Als een cliënt een toestemming intrekt, noteer je dat met datum.